Adatkezelési tájékoztató

Az adatkezelő az InstaSoft Informatikai Zrt. (székhely: 1123 Budapest, Nagyenyed utca 5.), a KeyPro.hu webáruház üzemeltetője. Kapcsolat: i@keypro.hu, +36 20 288 2545.

A Szolgáltató nem folytat olyan adatkezelést, amely adatvédelmi tisztviselő kötelező kijelölését igényelné; adatvédelmi kérdésekben az i@keypro.hu címen érhető el.

A regisztráció és a megrendelések során a következő adatokat kezeljük:

• Regisztrációs és cégadatok: cégnév, adószám, kapcsolattartó neve.
• Elérhetőségi adatok: e-mail cím, telefonszám.
• Számlázási és szállítási adatok: cím, ország.
• Fiókadatok: e-mail és jelszó (utóbbi kizárólag visszafejthetetlen, titkosított – hash – formában).
• Rendelési adatok: megrendelt termékek, összegek, fizetési mód, számlák.
• Technikai adatok: bejelentkezési munkamenet (session) és a működéshez szükséges naplók.

Az árajánlatkérő űrlap (/arajanlat-keres) regisztráció nélkül is kitölthető. Az így beküldött megkeresés a következő adatokat tartalmazza, és két helyen kerül tárolásra: a beérkező levelezésünkben, valamint a webshop adatbázisában (a kiküldött levelek nyilvántartásában):

• a beküldő neve, e-mail címe és telefonszáma,
• a beküldött szabadszöveges üzenet,
• a beküldés időpontja, valamint az, hogy a beküldő belépett partnerként küldte-e az üzenetet.

Az űrlapon megadott adatokat kizárólag a megkeresés megválaszolására, az árajánlat elkészítésére és az ehhez szükséges kapcsolattartásra használjuk. Az űrlap visszaélés elleni védelme érdekében a beküldés idejére a beküldő IP-címét is feldolgozzuk, ezt azonban nem tároljuk tartósan: kizárólag a szerver memóriájában, egy órás korlátozási ablakban tartjuk nyilván.

A kiküldött e-maileknél mérjük, hogy a levél eljutott-e Önhöz, és hogy a benne lévő gombra rákattintott-e. Ez három levélfajtát érint: a támogatási jegyekről küldött értesítőket, a fiókjához kötött automatikus leveleket (például vásárlás utáni követés, árajánlat-emlékeztető), valamint a hírlevél-kampányokat. A mérés úgy történik, hogy a levél tartalmaz egy láthatatlan képpontot, a benne lévő gomb pedig a webáruházon keresztül vezet a cél oldalra.

A jegyértesítőknél és az automatikus leveleknél a következőket tároljuk a kiküldött levelek nyilvántartásában:

• a levél első megnyitásának időpontja és a megnyitások száma,
• a levélben lévő gombra történt első kattintás időpontja és a kattintások száma.

Ehhez a méréshez nem tároljuk sem az IP-címét, sem a levelezőprogramja vagy böngészője azonosítóját, és az így kapott adatból nem képezünk csoportokat: kizárólag azt mutatja meg nekünk, hogy a levél eljutott-e Önhöz, és használta-e a benne lévő gombot. A jegyértesítőknél ez azt jelzi az ügyfélszolgálatnak, hogy a jegyre adott válaszunk eljutott-e Önhöz, és szükséges-e más csatornán is megkeresnünk.

A hírlevél-kampányoknál ezen túl esemény-szinten rögzítjük a levelezőprogram vagy böngésző azonosítóját és az IP-címet is. A kampányoknál a megnyitás és a kattintás alapján csoportokat képezünk (például akik megnyitották, akik nem nyitották meg, akik rákattintottak), és ezeket felhasználjuk annak eldöntésére, kinek küldünk további hírlevelet. Ez profilalkotásnak minősül, kizárólag a saját hírleveleink célzására.

A mérésből származó adatokat kizárólag a saját rendszerünkben kezeljük: nem adjuk át harmadik félnek, és nem használjuk külső analitikai vagy hirdetési szolgáltatásban. A mérés és a csoportképzés kizárólag azt befolyásolja, hogy kinek küldünk további hírlevelet: a fiókjára, az Önnek szóló árakra és a jogosultságaira nincs hatással, és nem születik belőle olyan, kizárólag automatizált döntés, amely Önre jogi hatással járna, vagy Önt hasonlóan jelentős mértékben érintené.

Ha a levelezőprogramja nem tölti be a képeket, a megnyitás nem mérhető, és ez semmilyen hátránnyal nem jár. Az adatok a kiküldött levél nyilvántartásában, a fiókjára vonatkozó megőrzési ideig maradnak meg (6. pont); a fiók törlésekor a levelek nyilvántartásából a megnyitási és kattintási adatokat töröljük.

A bankkártyaadatokat a Szolgáltató nem tárolja; azokat közvetlenül a fizetési szolgáltató (Stripe) kezeli.

• Fiókkezelés és a megrendelések teljesítése – jogalap: a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont).
• Számlázás és számviteli kötelezettségek – jogalap: jogi kötelezettség teljesítése (6. cikk (1) c) pont).
• Kapcsolattartás, ügyfélszolgálat – jogalap: a szerződés teljesítése, illetve jogos érdek.
• Csalásmegelőzés, a szolgáltatás biztonsága és a visszaélések kivizsgálása – jogalap: jogos érdek (6. cikk (1) f) pont).
• Árajánlatkérés megválaszolása (regisztráció nélkül is) – jogalap: az Ön kérésére történő, szerződéskötést megelőző lépések megtétele (6. cikk (1) b) pont), illetve jogos érdek a megkeresés megválaszolásához (6. cikk (1) f) pont).
• A támogatási jegyekről küldött értesítők és a fiókjához kötött automatikus levelek kézbesítésének, megnyitásának és a bennük lévő gombra történt kattintásnak a mérése – jogalap: jogos érdek (6. cikk (1) f) pont) annak megállapításához, hogy a levél eljutott-e Önhöz, szükséges-e más csatornán is megkeresnünk, és hogy a leveleink tartalmát javíthassuk.
• Hírlevél és marketing (amennyiben igénybe veszi) – jogalap: hozzájárulás (6. cikk (1) a) pont), amely bármikor visszavonható.
• A hírlevél-kampányok megnyitásának és kattintásainak mérése, valamint az ebből képzett csoportok (profilalkotás) a további hírlevelek célzásához – jogalap: hozzájárulás (6. cikk (1) a) pont), amely bármikor visszavonható: a hírlevélről minden levél alján leiratkozhat.

A szolgáltatás nyújtásához a következő adatfeldolgozókat vesszük igénybe:

• Bankkártyás fizetés: Stripe.
• E-mail kézbesítés: Microsoft (Microsoft 365 / Graph).
• Számlázás: a Szolgáltató számlázási szolgáltatója.
• Szállítás (fizikai termékek): GLS futárszolgálat.
• Tárhely és üzemeltetés: dedikált saját szerver a Hetzner (Hetzner Online GmbH, Németország) szervertermében.

Az adatfeldolgozók az adatokat kizárólag a Szolgáltató utasítása szerint, a szolgáltatás nyújtásához szükséges mértékben kezelik.

Egyes adatfeldolgozók (például a Stripe és a Microsoft) az adatokat az Európai Gazdasági Térségen kívül is kezelhetik. Ilyen esetben az adattovábbítás a GDPR szerinti megfelelő garanciák (például az Európai Bizottság által elfogadott általános adatvédelmi kikötések, SCC) mellett történik.

• Számviteli bizonylatok (számlák): a számviteli törvény szerinti kötelező megőrzési ideig (jelenleg 8 év).
• Fiók- és rendelési adatok: a fiók fennállásáig, illetve a szerződéses és jogszabályi kötelezettségek teljesítéséig.
• A regisztráció nélkül, az árajánlatkérő űrlapon beküldött megkeresések adatai (név, e-mail cím, telefonszám, üzenet): a megkeresés megválaszolásához, illetve az abból létrejövő szerződés teljesítéséhez szükséges ideig. Törlésüket bármikor kérheti az i@keypro.hu címen.
• Marketing célú adatok: a hozzájárulás visszavonásáig.

Ha a megkeresésből megrendelés vagy árajánlat lesz, az abból keletkező szerződéses és számviteli adatokra (megrendelés, számla, átadási dokumentum) a fenti, hosszabb megőrzési idő vonatkozik: ezeket a jogszabályi kötelezettség miatt nem törölhetjük.

Ön az alábbi jogokkal élhet a személyes adatai tekintetében:

• hozzáférés a kezelt adatokhoz,
• helyesbítés,
• törlés („elfeledtetéshez való jog”),
• a kezelés korlátozása,
• adathordozhatóság,
• tiltakozás a kezelés ellen.

Jogai gyakorlását az i@keypro.hu címen kezdeményezheti; kérelmére indokolatlan késedelem nélkül válaszolunk.

A Szolgáltató a személyes adatokat megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védi. A jelszavakat kizárólag visszafejthetetlen (hash) formában tároljuk, a termékkulcsokat titkosítva kezeljük, a hozzáféréseket pedig a szükséges körre korlátozzuk.

A webáruház a működéshez feltétlenül szükséges sütiket használ (például a bejelentkezési munkamenet fenntartásához). Ezek nélkül a szolgáltatás nem működik, ezért nem kapcsolhatók ki, és a használatukhoz nem kérünk hozzájárulást.

Ezen túl analitikai sütit is használunk, kizárólag az Ön hozzájárulásával. Ez azt rögzíti, honnan érkezett az oldalra (keresőből, hivatkozásból, hírlevélből vagy közvetlenül), a kampányazonosítót, ha volt ilyen, és azt az oldalt, amelyre először belépett. Célja annak mérése, mely tartalmaink hasznosak a partnereink számára. Az adatokat kizárólag saját célra használjuk, harmadik félnek nem adjuk át, és nem használjuk automatizált döntéshozatalra. Marketing- vagy hirdetési célú sütit nem használunk, és ilyen hozzájárulást nem kérünk.

Ha regisztrál, ez a forrásadat a felhasználói fiókjához kerül. A fiók törlésekor a forrásadatot is töröljük.

A hozzájárulást a webáruház megnyitásakor megjelenő ablakban lehet megadni vagy elutasítani, és külön kategóriákra is beállítható. A hozzájárulás bármikor visszavonható vagy módosítható az oldal láblécében lévő „Süti-beállítások” hivatkozással: ez újra megnyitja ugyanazt az ablakot, a jelenlegi választásával. Ha itt visszavonja az analitikai sütihez adott hozzájárulását, a már rögzített forrássütit töröljük a böngészőjéből. A süti böngészőből való kézi törlése szintén visszavonás, ekkor a kérdést a következő látogatáskor újra feltesszük. A hozzájárulást rögzítő süti egy évig, az analitikai (forrás) süti kilencven napig érvényes; ezek lejárta után is újra megkérdezzük.

Bejelentkezett partnereinket ez az ablak nem állítja meg: a kérdést nem tesszük fel magától. Ebből azonban hozzájárulást nem vezetünk le: amíg nincs érvényes hozzájárulás, analitikai sütit nem használunk, és az oldalon végzett látogatását nem mérjük. (A kiküldött leveleink megnyitás- és kattintásmérése nem sütin alapul, és nem ezen a hozzájáruláson: erről a 2. és a 3. pont szól.) A beállítás bejelentkezve a „Fiók adatai” oldalon is látható, és ugyanazzal az ablakkal bármikor megadható vagy visszavonható; a lábléc hivatkozása változatlanul működik.

Adatvédelmi panaszával a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhat:

• Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
• Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
• E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu · Telefon: +36 1 391 1400

Emellett jogsérelem esetén közvetlenül bírósághoz is fordulhat.